【企業危機百科】/ 班小編
你知道僅僅一句離職評語，可能構成違反個資法嗎？
近年來，人力嚴重短缺、招募不易，企業為了快速補足人力空缺，往往在面試流程中只憑藉履歷與面談印象做出錄取決定，
然而，一名看似條件良好的求職者到職後，實際工作狀況卻與履歷及面談大相逕庭，
你開始懷疑自己的專業判斷，考慮是否該向前雇主打探其工作表現及離職原因，以釐清是否是自己識人不明、用人不當 ?
前任雇主接到詢問電話，是否該如實告知該員工的工作表現及離職原因呢 ?
小心，未經當事人同意而透露其負面評價及資遣資訊，可能涉及個人資料保護、隱私權相關法規！
那麼，企業在招募、聘用、資遣或員工離職時，需留意個人資料保護法的注意事項有哪些 ?
為了避免違法受罰，企業該如何建立完整的個資保護政策：
1、建立員工個資管理制度：制訂個資保護政策與內部處理SOP，指定專責單位或人員負責個資管理與應變措施。
2、蒐集個資前，務必取得員工個資蒐集與利用書面同意書：如「前雇主查詢同意書」或「履歷誠信聲明書」，
載明公司為查證履歷真實性，得聯繫前公司或相關單位查詢工作經驗，當事人簽名授權後，即可依法辦理。
3、使用個資時，應符合「蒐集目的」與「必要性原則」：使用個資前確認是否在「原先告知的目的內」，
如目的變更，應再取得當事人書面同意。
4、資訊安全與文件保管需嚴謹：電子資料加密並人員分級權限管理，紙本資料鎖櫃限專人管理。
5、異常事件處理機制：設立個資外洩應變計畫，若發生外洩，依法查明後，以適當方式通知當事人。
6、定期辦理內部稽核與教育訓練宣導。
身為企業人資，雖然我們無法完全避免面試誤判，但可以藉由制度設計、流程把關與合法查核來降低風險，
讓我們從每一次的經驗中學習，更智慧地面對每一位應徵者。
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參考法源：
| 個人資料保護法 | 第3、8、12、19、20、29、41條 |
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